REFUND, CANCELLATION & COURSE EXIT POLICY

1. Purpose and Nature of Enrolment

Tutopia Private Limited (“Company”) offers structured academic programs involving advance allocation of faculty, mentoring resources, technology infrastructure, learning systems, academic planning, and operational support.

Accordingly, upon enrolment, the Company immediately commits and allocates substantial academic and operational resources specifically for the student. The student and parent/legal guardian acknowledge that enrolment is not merely a seat reservation but the commencement of a structured educational engagement.

2. Completion of Enrolment

Enrolment shall be deemed complete upon occurrence of any of the following events, whichever is earlier:

1. 1. payment of any booking amount, token amount, or course fee;
2. 2. acceptance of admission terms physically or electronically;
3. 3. completion of VKYC or onboarding formalities;
4. 4. activation of LMS or digital access;
5. 5. scheduling of classes or allocation of faculty;
6. 6. commencement of academic services; or
7. 7. confirmation through OTP, eSign, digital acknowledgement, or any legally recognized electronic mode.

Digital records maintained by the Company shall constitute valid evidence of enrolment and acceptance.

3. Cooling-Off Period

The Company provides a fifteen (15) day cooling-off period from the date of enrolment.

Cancellation requests submitted within this period may be considered in accordance with this Policy and may remain subject to applicable deductions towards administrative, academic, operational, technology, financing, onboarding, and processing costs already incurred by the Company.

4. Non-Refundability After Cooling-Off Period

Upon expiry of the cooling-off period, the fees paid shall ordinarily become non-refundable.

Refunds shall not ordinarily be granted for reasons including:

1. 1. non-attendance of classes;
2. 2. lack of participation;
3. 3. change of mind;
4. 4. academic pressure;
5. 5. scheduling difficulties;
6. 6. relocation;
7. 7. personal circumstances;
8. 8. dissatisfaction arising from subjective expectations;
9. 9. failure to utilize the course;
10. 10. voluntary discontinuation; or
11. 11. inability to continue for personal reasons.

The student acknowledges that educational services involve continuous resource allocation irrespective of actual usage by the student.

5. Commencement of Services

The Company’s obligations shall be deemed to have commenced immediately upon activation of any academic or operational service, including but not limited to:

1. 1. LMS activation;
2. 2. faculty allocation;
3. 3. counselling support;
4. 4. academic scheduling;
5. 5. mentoring allocation;
6. 6. provision of study material;
7. 7. onboarding support; or
8. 8. creation of student access credentials.

Such commencement shall constitute partial performance of the Company’s obligations irrespective of actual attendance or utilization by the student.

6. Exceptional Refund Requests

Refunds after the cooling-off period may be considered only in rare and exceptional circumstances involving genuine and serious medical incapacity preventing continuation of studies.

Such requests shall be considered only upon submission of supporting records issued by a Government Hospital or Government Medical Institution acceptable to the Company. Medical documents issued by private clinics or private practitioners may not be accepted.

Approval or rejection of such requests shall remain at the sole discretion of the Company.

7. Applicable Deductions

Where refund is exceptionally approved, the Company reserves the right to deduct amounts towards: administrative and operational costs;

1. 1. counselling and onboarding expenses;
2. 2. technology and LMS allocation;
3. 3. classes conducted or scheduled;
4. 4. recorded content accessed;
5. 5. study material and mock tests;
6. 6. faculty and mentoring allocation;
7. 7. payment gateway and transaction charges;
8. 8. financing subsidy or interest subvention costs;
9. 9. scholarship or concession adjustments; and
10. 10. an early exit charge of up to 25% of the total course value.

The Company’s calculation of deductions shall be final and binding.

Note: Deductions for point 1 to 7 shall not exceed 25% of the total course value.

8. Scholarships, Discounts, and Concessions

Where the student has received any scholarship, concession, waiver, promotional benefit, or discounted pricing, any refund shall be calculated based on the standard commercial value of the course and not merely on the concessional fee paid.

9. Attendance and Academic Participation

Regular attendance and participation are essential components of the academic program.

Attendance below 80% of scheduled sessions, prolonged inactivity, or failure to reasonably participate in the learning process may be considered while evaluating any request for refund, concession, or special accommodation.

The Company may rely upon attendance records, LMS activity, class participation, communications, acknowledgements, feedback, recordings, and digital audit trails as evidence of service delivery and student participation.

10. Alternative Commercial Accommodation

Where monetary refund is not permissible, the Company may, at its sole discretion and subject to operational feasibility, offer alternative accommodations including:

1. 1. transfer of remaining course value;
2. 2. batch transfer;
3. 3. course migration;
4. 4. wallet credits;
5. 5. course credits; or
6. 6. academic hold/freeze facilities.

Such accommodations are purely discretionary commercial arrangements and shall not constitute an admission of liability or a refund obligation.

Wallet or course credits shall remain non-cash and non-redeemable.

11. Financing and EMI Arrangements

Any EMI, loan, or financing arrangement entered into through a third-party financial institution shall constitute an independent agreement between the student/parent and the lender.

The Company shall bear no responsibility in relation to loan repayment obligations, foreclosure charges, lender disputes, or financing-related liabilities.

Approval or rejection of a refund request shall not affect obligations owed to the financing institution.

12. No Guarantee of Academic or Career Outcomes

The Company does not guarantee any specific academic result, rank, score, internship, placement, freelancing opportunity, employment outcome, income level, or career advancement.

Any counselling discussions, testimonials, marketing material, illustrations, or student success stories are purely indicative in nature and shall not be construed as guarantees.

TUTOPIA PRIVATE LIMITED

রিফান্ড, বাতিলকরণ ও কোর্স ত্যাগ (Course Exit) নীতি

ভাষা সংক্রান্ত প্রাধান্য ধারা

এই নীতিমালার ইংরেজি সংস্করণ এবং বাংলা অনুবাদের মধ্যে কোনো অসঙ্গতি, বিরোধ, অস্পষ্টতা, ব্যাখ্যাগত সমস্যা বা বিরোধের উদ্ভব হলে, ইংরেজি সংস্করণই প্রাধান্য পাবে এবং সকল পক্ষের উপর চূড়ান্ত, বাধ্যতামূলক ও সিদ্ধান্তমূলক বলে গণ্য হবে।

১. ভর্তির উদ্দেশ্য ও প্রকৃতি

Tutopia Private Limited (“কোম্পানি”) এমন কাঠামোবদ্ধ শিক্ষামূলক প্রোগ্রাম প্রদান করে যার জন্য পূর্ব থেকেই শিক্ষকবৃন্দ, মেন্টর, প্রযুক্তিগত পরিকাঠামো, শিক্ষণ ব্যবস্থা, একাডেমিক পরিকল্পনা এবং পরিচালনাগত সহায়তা বরাদ্দ করতে হয়।

সেই অনুযায়ী, ভর্তির সঙ্গে সঙ্গেই কোম্পানি বিশেষভাবে শিক্ষার্থীর জন্য উল্লেখযোগ্য একাডেমিক ও পরিচালনাগত সম্পদ বরাদ্দ ও নিশ্চিত করে।

শিক্ষার্থী এবং অভিভাবক/আইনগত অভিভাবক স্বীকার করেন যে ভর্তি কেবলমাত্র একটি আসন সংরক্ষণ নয়, বরং একটি কাঠামোবদ্ধ শিক্ষামূলক সম্পৃক্ততার সূচনা।

২. ভর্তি সম্পন্ন হওয়া

নিম্নলিখিত ঘটনাগুলির যেকোনো একটি সংঘটিত হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে, যেটি আগে ঘটে, ভর্তি সম্পূর্ণ হয়েছে বলে গণ্য হবে—

১. কোনো বুকিং অর্থ, টোকেন অর্থ বা কোর্স ফি প্রদান করা;

২. শারীরিকভাবে বা ইলেকট্রনিক উপায়ে ভর্তি সংক্রান্ত শর্তাবলী গ্রহণ করা;

৩. VKYC অথবা অনবোর্ডিং সংক্রান্ত আনুষ্ঠানিকতা সম্পন্ন করা;

৪. LMS বা ডিজিটাল অ্যাক্সেস সক্রিয় করা;

৫. ক্লাসের সময়সূচী নির্ধারণ বা শিক্ষক বরাদ্দ করা;

৬. একাডেমিক পরিষেবা শুরু করা; অথবা

৭. OTP, eSign, ডিজিটাল স্বীকৃতি বা আইনগতভাবে স্বীকৃত অন্য কোনো ইলেকট্রনিক পদ্ধতির মাধ্যমে নিশ্চিতকরণ প্রদান করা।

কোম্পানির দ্বারা সংরক্ষিত ডিজিটাল রেকর্ড ভর্তির এবং গ্রহণের বৈধ প্রমাণ হিসেবে গণ্য হবে।

৩. কুলিং–অফ (Cooling-Off) সময়কাল

কোম্পানি ভর্তির তারিখ থেকে পনেরো (১৫) দিনের একটি কুলিং-অফ সময়কাল প্রদান করে।

এই সময়কালের মধ্যে জমা দেওয়া বাতিলকরণের আবেদনসমূহ এই নীতিমালার অধীনে বিবেচনা করা যেতে পারে এবং কোম্পানির ইতোমধ্যে ব্যয়িত প্রশাসনিক, একাডেমিক, পরিচালনাগত, প্রযুক্তিগত, অর্থায়ন, অনবোর্ডিং এবং প্রসেসিং ব্যয়ের জন্য নির্দিষ্ট অর্থ কেটে নিতে পারে।

৪. কুলিং–অফ সময়কাল শেষ হওয়ার পর রিফান্ড অপ্রাপ্যতা

কুলিং-অফ সময়কাল শেষ হওয়ার পর, প্রদত্ত ফি সাধারণত অ-ফেরতযোগ্য (Non-Refundable) হয়ে যাবে।

সাধারণত নিম্নলিখিত কারণগুলির জন্য রিফান্ড প্রদান করা হবে না—

১. ক্লাসে অনুপস্থিত থাকা।

২. অংশগ্রহণের অভাব।

৩. মত পরিবর্তন।

৪. একাডেমিক চাপ।

৫. সময়সূচী সংক্রান্ত অসুবিধা।

৬. স্থান পরিবর্তন।

৭. ব্যক্তিগত পরিস্থিতি।

৮. ব্যক্তিগত প্রত্যাশা থেকে উদ্ভূত অসন্তোষ।

৯. কোর্স ব্যবহার না করা।

১০. স্বেচ্ছায় কোর্স বন্ধ করে দেওয়া; অথবা

১১. ব্যক্তিগত কারণে কোর্স চালিয়ে যেতে অক্ষম হওয়া।

শিক্ষার্থী স্বীকার করেন যে শিক্ষামূলক পরিষেবার ক্ষেত্রে শিক্ষার্থীর প্রকৃত ব্যবহার থাকুক বা না থাকুক, ধারাবাহিকভাবে সম্পদ বরাদ্দ করতে হয়।

৫. পরিষেবা শুরু হওয়া

নিম্নলিখিত একাডেমিক বা পরিচালনাগত পরিষেবাগুলির যেকোনো একটি সক্রিয় হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে কোম্পানির দায়িত্বসমূহ শুরু হয়েছে বলে গণ্য হবে, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়—

১. LMS সক্রিয়করণ।

২. শিক্ষক বরাদ্দ।

৩. কাউন্সেলিং সহায়তা।

৪. একাডেমিক সময়সূচী নির্ধারণ।

৫. মেন্টর বরাদ্দ।

৬. পাঠ্যসামগ্রী প্রদান।

৭. অনবোর্ডিং সহায়তা; অথবা

৮. শিক্ষার্থীর অ্যাক্সেস সংক্রান্ত পরিচয়পত্র (Access Credentials) তৈরি করা।

এই ধরনের পরিষেবা শুরু হওয়াকে কোম্পানির দায়িত্বের আংশিক সম্পাদন (Partial Performance) হিসেবে গণ্য করা হবে, শিক্ষার্থী প্রকৃতপক্ষে ক্লাসে উপস্থিত থাকুক বা পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুক বা না করুক।

৬. ব্যতিক্রমী রিফান্ড আবেদন

কুলিং-অফ সময়কাল শেষ হওয়ার পর শুধুমাত্র বিরল এবং ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতে রিফান্ড বিবেচনা করা যেতে পারে, যেখানে প্রকৃত এবং গুরুতর চিকিৎসাজনিত অক্ষমতা শিক্ষার্থীর পড়াশোনা চালিয়ে যাওয়াকে বাধাগ্রস্ত করে।

এই ধরনের আবেদন শুধুমাত্র তখনই বিবেচিত হবে যখন কোম্পানির নিকট গ্রহণযোগ্য কোনো সরকারি হাসপাতাল বা সরকারি চিকিৎসা প্রতিষ্ঠানের জারি করা সহায়ক নথিপত্র জমা দেওয়া হবে।

বেসরকারি ক্লিনিক বা বেসরকারি চিকিৎসক কর্তৃক জারি করা চিকিৎসা নথিপত্র গ্রহণ করা নাও হতে পারে।

এই ধরনের আবেদনের অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান সম্পূর্ণরূপে কোম্পানির নিজস্ব বিবেচনার উপর নির্ভরশীল থাকবে।

৭. যে টাকাগুলো কাটা হবে

যেখানে ব্যতিক্রমীভাবে রিফান্ড অনুমোদিত হয়, সেখানে কোম্পানি নিম্নলিখিত খাতে অর্থ কেটে নেওয়ার অধিকার সংরক্ষণ করে। নিচের ১ থেকে ৭ নম্বর খাতের জন্য মোট কর্তন কোর্সের মোট মূল্যের ২৫% এর বেশি হবে না—

১. প্রশাসনিক ও পরিচালনাগত ব্যয়;

২. কাউন্সেলিং ও অনবোর্ডিং সংক্রান্ত ব্যয়;

৩. প্রযুক্তি এবং LMS বরাদ্দ সংক্রান্ত ব্যয়;

৪. পরিচালিত অথবা নির্ধারিত ক্লাসসমূহের মূল্য;

৫. ব্যবহৃত রেকর্ডেড কনটেন্টের মূল্য;

৬. পাঠ্যসামগ্রী এবং মক টেস্ট সংক্রান্ত ব্যয়;

৭. শিক্ষক ও মেন্টর বরাদ্দ সংক্রান্ত ব্যয়;

৮. পেমেন্ট গেটওয়ে এবং লেনদেন সংক্রান্ত চার্জ;

৯. অর্থায়ন ভর্তুকি (Financing Subsidy) অথবা সুদ ভর্তুকি (Interest Subvention) সংক্রান্ত ব্যয়;

১০. বৃত্তি (Scholarship) বা কনসেশন (Concession) সংক্রান্ত সমন্বয়;

এবং

১১. কোর্সের মোট মূল্যের সর্বোচ্চ ২৫% পর্যন্ত প্রারম্ভিক প্রস্থান (Early Exit) চার্জ।

কর্তনের পরিমাণ নির্ধারণের ক্ষেত্রে কোম্পানির হিসাবই চূড়ান্ত এবং বাধ্যতামূলক বলে গণ্য হবে।

দ্রষ্টব্য: উপরের ১ থেকে ৭ নম্বর খাতের জন্য মোট কর্তন কোর্সের মোট মূল্যের ২৫% এর বেশি হবে না।

৮. বৃত্তি, ছাড় এবং কনসেশন

যেখানে শিক্ষার্থী কোনো বৃত্তি (Scholarship), কনসেশন (Concession), ছাড় দেওয়া (Waiver), প্রচারমূলক সুবিধা (Promotional Benefit) অথবা ছাড়প্রাপ্ত মূল্য (Discounted Pricing) পেয়ে থাকে, সেখানে কোনো রিফান্ডের হিসাব কোর্সের প্রকৃত বাণিজ্যিক মূল্যের ভিত্তিতে নির্ধারণ করা হবে এবং শুধুমাত্র প্রদত্ত কনসেশন প্রাপ্ত ফি-এর ভিত্তিতে নয়।

৯. উপস্থিতি এবং একাডেমিক অংশগ্রহণ

নিয়মিত উপস্থিতি এবং অংশগ্রহণ একাডেমিক প্রোগ্রামের অপরিহার্য উপাদান।

নির্ধারিত সেশনসমূহের ৮০% এর কম উপস্থিতি, দীর্ঘ সময় নিষ্ক্রিয় থাকা অথবা শিক্ষণ প্রক্রিয়ায় যুক্তিসঙ্গতভাবে অংশগ্রহণ করতে ব্যর্থ হওয়া, রিফান্ড, কনসেশন অথবা বিশেষ সুবিধার জন্য করা কোনো আবেদন মূল্যায়নের সময় বিবেচনা করা হতে পারে।

কোম্পানি পরিষেবা প্রদান এবং শিক্ষার্থীর অংশগ্রহণের প্রমাণ হিসেবে উপস্থিতির রেকর্ড, LMS কার্যকলাপ, ক্লাসে অংশগ্রহণ, যোগাযোগ, স্বীকৃতি, মতামত, রেকর্ডিং এবং ডিজিটাল অডিট ট্রেইলের উপর নির্ভর করতে পারে।

১০. বিকল্প বাণিজ্যিক সুবিধা (Alternative Commercial Accommodation)

যেখানে আর্থিক রিফান্ড প্রদান করা সম্ভব নয়, সেখানে কোম্পানি তার একক বিবেচনায় এবং পরিচালনাগতভাবে সম্ভব হলে নিম্নলিখিত বিকল্প সুবিধাগুলি প্রদান করতে পারে—

১. অবশিষ্ট কোর্স মূল্যের স্থানান্তর;

২. ব্যাচ পরিবর্তন;

৩. কোর্স পরিবর্তন (Course Migration);

৪. ওয়ালেট ক্রেডিট;

৫. কোর্স ক্রেডিট; অথবা

৬. একাডেমিক হোল্ড/ফ্রিজ সুবিধা।

এই ধরনের সুবিধাসমূহ সম্পূর্ণরূপে বিবেচনাধীন বাণিজ্যিক ব্যবস্থা এবং এগুলিকে কোনো দায় স্বীকারোক্তি বা রিফান্ড প্রদানের বাধ্যবাধকতা হিসেবে গণ্য করা হবে না।

ওয়ালেট ক্রেডিট অথবা কোর্স ক্রেডিট নগদ অর্থে রূপান্তরযোগ্য বা ভাঙানো যাবে না।

১১. অর্থায়ন এবং EMI ব্যবস্থা

কোনো তৃতীয় পক্ষের আর্থিক প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে গৃহীত EMI, ঋণ বা অর্থায়ন ব্যবস্থা শিক্ষার্থী/অভিভাবক এবং ঋণদাতার মধ্যে একটি স্বতন্ত্র চুক্তি হিসেবে গণ্য হবে।

ঋণ পরিশোধের বাধ্যবাধকতা, ফোরক্লোজার চার্জ, ঋণদাতার সঙ্গে বিরোধ অথবা অর্থায়ন সংক্রান্ত কোনো দায়ের ক্ষেত্রে কোম্পানি কোনো দায়িত্ব বহন করবে না।

কোনো রিফান্ড আবেদন অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করা হলেও অর্থায়নকারী প্রতিষ্ঠানের প্রতি বকেয়া বাধ্যবাধকতার উপর তার কোনো প্রভাব পড়বে না।

১২. একাডেমিক বা পেশাগত ফলাফলের কোনো গ্যারান্টি নয়

কোম্পানি কোনো নির্দিষ্ট একাডেমিক ফলাফল, র‍্যাঙ্ক, নম্বর, ইন্টার্নশিপ, প্লেসমেন্ট, ফ্রিল্যান্সিং সুযোগ, কর্মসংস্থানের ফলাফল, আয়ের স্তর অথবা পেশাগত উন্নতির গ্যারান্টি প্রদান করে না।

কাউন্সেলিং সংক্রান্ত আলোচনা, প্রশংসাপত্র (Testimonials), বিপণন সামগ্রী, উদাহরণ অথবা শিক্ষার্থীদের সাফল্যের কাহিনীগুলি শুধুমাত্র নির্দেশক (Indicative) প্রকৃতির এবং এগুলিকে কোনো গ্যারান্টি হিসেবে ব্যাখ্যা করা যাবে না।